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汽车队合同管理办法

  来源:万博亚洲网 点击:  评论:  更新日期:2018年07月18日

为了更好地遵循合同管理原则,依法签订合同,保证合同的合法性,切实履行合同,提高合同的履行率,及时处理合同纠纷,维护分公司的合法权益,推动企业建立健全机制,以诚信受约,公平交易的商业道德为前提,积极规范合同行为,加强合同监管,深入开展“重合同守信用”活动,更进一步增强法制观念,增强合同意识,特制定分公司汽车队合同管理办法。
一、合同管理组织
1、由分公司主管部门,分公司的主管领导张柯履行领导职责,随时监督和指导合同的管理工作。
2、合同管理小组:
组长:副经理张柯 
副组长:车队队长曾伟、车队副队长刘静
组员:王开全、刘静、盘登素、王建
   (一)、合同签订程序和审批制度
    1、合同签订程序中下列主要程序不能省:
(1)、双方当事人要约承诺的程序,要约中确定具体内容,承诺了就要受意思约束。
(2)、调查核实对方签约的资格,抵御风险能力。
(3)、起草合同。起草合同原则上由分公司车队队长执笔。
(4)、双方当事人议定草签。5万元以下可由副经理定稿,5万元以上必须交经理定稿。
(5)、交主管领导审批。
(6)、交合同管理员编号盖章。
(7)、当事人负责将合作的对方法人代表或代表人印章、单位印章盖齐。
(8)、交回合同管理员分送财务或有关部门。
2、合同签订程序完毕后,必须坚持由公司分管领导审签的制度,否则,合同管理员不能编号盖章。
(二)、合同专用章和合同文本,使用保管制度。
1、合同专用章和合同文本,必须妥善保管,严禁随意搁放,合同专用章还必须在存档柜中入盒,采取双锁保管。
2、合同文本原则上不能盖空白,由经办人带走。特殊情况如合作的当事人较远,签约时间紧迫时,必须征得分公司领导同意,并进行登记,方可盖章于空白合同文本。
3、合同文本根据业务对象需要,给予数量,为防止丢失,原则上每一个合同不能超过5页。
4、合同一经编号后,如有作废必须交回备查,够则不能重复请领。
5、货代服务订单,除照本制度的1、2、4条管理外,使用过的订单存根页,必须在用完一本时,及时交回,及时交回分公司办公室存档。
(三)、合同的变更解除处理制度
1、在当事人双方协商一致意见,并请示分公司主管领导后,可以对合同进行变更或补充,补充合同或协议,仍须主管领导审批签字。不允许双方协商私自变更或补充。
2、所有合同的变更或补充,涉及价目和金额标的时,必须经分公司班子研究决定,按分公司班子研究的意见性意见,当事人双方才能协商,协商一致后形成文字材料审批履行。
3、合同中权利和义务的转让和修改,必须按法律规定,依据充分之后提交分公司审理批准。
(四)、使用法人《授权委托书》制度
1、坚持实行拟签合同人必须持有《授权委托书》的制度。
2、特殊合同、大单位大合同由分公司领导牵头直接签订,不委托当事人办理。
(五)合同的台帐登记和报表制度
1、对合同的签订、履行、变更、解除、纠纷处理建立台帐登记,健全和完善登记制度,为总结、分析、提高打下基础。
2、严格遵守《统计法》规定,认真做好上级部门、总公司等要求的统计报表,做到报表数据不失误,报表按规定时间呈报不误期,报表送达单位不出错。
3、妥善保存合同登记台帐和报表,使上下相连不缺欠。
(六)、合同挡案管理制度
1、合同档案分类编号、分类保管。
2、合同档案年底按编号顺序装订成册。
3、调档案、查档案必须经分公司领导班子同意,禁止私人关系查档。
4、货物代理服务订单比照本办法进行存档管理。
5、合同正本分公司管理人员保管,因工作需要,业务经办人员只保存合同复本。
(七)、合同管理人员工作制度
1、认真学习法律法规,争做懂法,依法的内行,为分公司合同的顺利履行把好关。
2、努力研究依法办事的规定和材料,宣传群众,宣传遵章守法、依法办事的人和事。
3、理解合同中的违约案例,从中吸取经验教训,为分公司减少或杜绝经济纠纷。
4、及时发现合同签订和履行中的实际问题,找出隐患苗头。
5、不违章违规使用合同公章和合同文本,妥善保管,杜绝事故。
6、保守合同秘密。
(八)、其他合同专项制度
1、衔接分公司经营管理规章规定,不与分公司规定相违背,如有发现,及时修改。
2、严格合同管理效益兼顾的制度,在不违背法律法规的规定和分公司规定的前提下,力求为车队的经营创造有利条件,让车队不失时机的抓好经济效益。
二、合同管理中的签约标准要求
(一)、原则上一律签订书面合同,用口头形式的合同,仅限于分公司班子同意的,即时(当时)就能取消的经济往来支付。
(二)、严格按国家法律、法规和政策签订合同,不签订违法合同、不签订无效合同,不签订无履约能力的合同。
(三)、必须使用规范的示范合同文本签订合同,内容具体、条款清楚、用语准确、责任明确、手续完备。
(四)、政府规定应该签证或备案的合同,必须及时办理签证或备案手续。
(五)、代理签订的合同,必须持《法人授权委托书》在授权范围和期限内行使职权。
(六)、力争签订标准完善的合同,能做到:
1、标的正确、不大不小。
2、字迹工整、不潦草。
3、无涂改。
4、无串格。
5、无内容含糊混淆。
6、用词提法不错乱,法规专业用语不过时。
三、合同传递运行的程序:
(一)、合同签订盖章完毕后,应全部先行返回分公司办公室存档。
(二)、合同管理员按文中要求分发传递执行。
(三)、交由双方当事人的合同,系统作业之用,双方按合同约定事项书按时、按量进行业务操作,交由财务室合同,按价格结算款额之用,私定协议调整浮动价格而无补充协议的,财务可拒绝按新的办法结费。
(四)、合同交接程序各环节应坚持抬帐签字交接的办法。
四、全面履行合同的管理办法
(一)、分公司经营部门应有保证合同履行情况兑现的措施,除不可抗力的原因外,年度合同履约率应达100%。
(二)、遵守交易习惯,履行保密义务。
(三)、及时对合同中质量、价格或约定事项不很明确等内容部分进行协商补充。
(四)、为防止回收货款或酬金的困难,力求找到保证措施,商签担保人或财产抵扣合同,努力使债权顺利兑现。
(五)、随时掌握合同履行状况,清楚对方财产变化和产品销路等经济实际情况,及时处理和提出吃力履约困难的问题。
(六)、防止发生和正确处理“三角债”问题。
五、与分公司经营管理的融合联系办法’
(一)、将合同管理渗透到分公司生产经营管理的有关环节中。
(二)、考核各部门的工作时,同时合同管理和履行情况。
(三)、在公司的经营活动中,注意分析合同在签订和履行中的问题。
(四)、从合同管理中反馈公司生产经营挂历中的情况和问题。
(五)、从强化合同管理中,加强和改善公司生产经营管理,提高经济效益和社会效益。
(六)、与各部门的年终考核挂钩,凡合同的签订、履行存在严重问题的,酌情扣发年终考核奖。

 

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